Pelatihan Pengantaran Surat Tercatat PA Rembang

Pengadilan Agama (PA) Rembang menunjukkan komitmennya dalam menegakkan keadilan dengan mengadakan pelatihan bagi petugas pengantar surat tercatat bekerja sama dengan mitra strategis mereka, yaitu PT Pos Indonesia Cabang Rembang dan JNE. Kegiatan ini merupakan tindak lanjut dari Nota Kesepahaman (MoU) dan berfokus pada peningkatan kualitas serta ketepatan pelayanan pengantaran surat tercatat kepada para pihak yang berperkara. Materi inti disampaikan oleh Yang Mulia M. Afif Yuniarto, S.H.I., M.Ag., seorang Hakim di Pengadilan Agama Rembang. Beliau mendefinisikan surat tercatat sebagai surat yang pengirimannya kepada penerima harus dibuktikan dengan tanda terima yang mencantumkan tanggal penerimaan, menegaskan bahwa "Surat tercatat bukan sekadar pengiriman. Ia adalah jaminan sahnya persidangan dan terlaksananya keadilan". Untuk menjamin sahnya proses hukum, surat tercatat harus dikirim paling lambat enam hari kalender sebelum sidang dan diterima oleh pihak paling lambat tiga hari kerja sebelum sidang.

Dalam teknis penyampaian, prinsip utamanya adalah pengantaran secara langsung (on hand delivery) kepada penerima. Jika bertemu langsung dengan penerima, petugas wajib memastikan kebenaran identitas penerima. Apabila penerima bersedia, petugas mencatatnya secara elektronik dengan ceklis "Diterima langsung oleh Penerima". Namun, jika penerima menolak untuk menerima atau menandatangani, surat dikembalikan ke pengadilan, dan petugas harus mencatat penolakan tersebut secara elektronik. Khusus untuk penolakan, petugas pengantar diwajibkan mengambil foto penerima di lokasi pengantaran sebagai bukti bahwa surat telah disampaikan namun ditolak, dan dua foto (penerima dan retur) perlu dilampirkan dalam aplikasi tracking.

Apabila tidak bertemu langsung dengan penerima, surat dapat diserahkan kepada orang dewasa yang tinggal serumah, asalkan orang tersebut bukan pihak lawan dalam perkara dan bersedia difoto disertai kartu identitas. Syarat ini juga berlaku untuk resepsionis atau petugas keamanan di lokasi dengan akses terbatas. Hal yang harus dihindari adalah menyerahkan surat kepada tetangga, bahkan jika tetangga tersebut adalah keluarga, selama ia tidak tinggal serumah dengan penerima. Petugas juga diberikan panduan untuk menghadapi kendala lapangan: jika rumah penerima kosong, pengantaran harus diulangi dua kali. Jika tetap kosong, petugas harus mengambil foto rumah, mencari keterangan dari kelurahan/desa, dan jika kelurahan/desa menyatakan penerima masih tinggal di sana, surat diserahkan melalui aparat desa setempat disertai tanda tangan dan cap stempel. Demikian pula, jika penerima pengganti menolak memberikan identitas atau rumah tidak ditemukan, seluruhnya harus dikonfirmasi melalui keterangan resmi dari kelurahan/desa, dan surat dapat dikembalikan ke Pengadilan Agama. Seluruh prosedur ini ditekankan sebagai wujud komitmen untuk memastikan "setiap surat tercatat sampai dengan benar".